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あなたの仕事を劇的に速くするトヨタの５つ
トヨタの時短ワード①「目的は何か？と考えろ」
目的が明確になると仕事が変わる
- 忙しくなってきたり問題にぶち当たると、目先の細かな事ばかりに意識がいき本来の目的を見失いがちになる
- 仕事の目的を明確にすることで行き違いをなくし、質の高いアウトプットをすることができる
自分が時短する目的は「時間に限りがあるから」
- あなたに残されている時間は刻一刻と減り続けている
- だからこそ人生において充実した時間を送りたいと考えることは自然
- 誰しも無駄なことを繰り返しながら人生を終えたくない
- 忙しいからと言って必ずしも人生が充実しているというわけではない
- 日々自分を忙しくさせている原因は本当に自分が成し遂げたいことに直結しているのか？自分に問う
- 自分にとって大切なことにより多くの時間を振り分けることができるように意識する
時短を実現するために必要な三つの意識
「成し遂げようとしていること」への意識
- 仕事も含め自分の人生で成し遂げようとしていることは何なのか？を明確に意識する必要がある
- そこから逆算して自分にとって本当に価値のある行動とは何かを意識する
- 自分が仕事や人生で達成しようとしていることを中心に捉えつつ、時間短縮はそれ以外の部分から進めていくべき
「会社が求めている価値」への意識
- 自分が求める価値だけではなく会社に求められている価値をしっかり意識する
「目の前の仕事」への意識
- 目の前の仕事の目的は何なのかを意識する
- その書類は何のためにあるのか、この会議は何のためにあるのか、自分自身で問い続けながら仕事を進めていく
- 「自分のやるべきこと」が見えてくると逆に「やるべきでないこと」と「やらなくていいこと」が明確になる
トヨタの時短ワード②「頑張ることは汗を多くかくことではない」
着目すべきは汗や作業の「量」ではなく仕事の「質」
- 会社には仕事をしに来ているわけだからから、成果を出さなければいけない
- 「成果につながらない働き」は全て止めてしまうべき
- 作業時間が長いからといって仕事を頑張っているとは言えない
- 会社に所属している以上、会社から求められていることを理解し、それに対して自分ならではの価値をぶつける、ということにフォーカスしなければならない
トヨタの時短ワード③「自分がやっていることは正しいという気持ちを捨てろ」
今までやってきたことを疑い、何か別の良い方法はないかと常に考える
- そもそもお昼ご飯は必ず食べなければいけないものなのか、食べない方が眠くならずに集中できのではないか
- ネットバンキングを利用すれば給料日にATMの前の長蛇の列に並ばなくてもいいのではないか
- 「ノー残業デー」は残業が前提になっている、毎日ノー残業にすべき
- 今やっているそのやり方や考え方は本当に成果に繋がっているのか
必要性の低い仕事を抱え込まずに思い切ってやめてみる
思い込みや、自己満足で仕事をするのではなく、成果を見る
- 必要性の低い仕事はとりあえずやめてみて、もし成果が変わらないようなら、そんな仕事はスッパリとやめてしまう
- 日々の出来事から課題を見つけ、その解決策を考えることで、成果につなげられるかどうかが大事
トヨタの時短ワード「もっと楽になる方法はないのだろうか？」
日常を疑ってみる
- 「自分がやっていることは正しい」という気持ちを捨てると仕事はどんどん進化する
- 「進化する」とは、アウトプットは同じなのにも関わらず仕事が格段に楽になるということ
- 与えられた環境を「正しいこと」としてそのまま受け入れるのではなく、もっと良いやり方はないのかと疑ってみる習慣が大事
インプットを疎かにしない
- インプットをおろそかにしていると、アウトプットの質は時間とともにみるみる下がってしまう
- 「忙しくて本を読む暇がない」と言うよりも「本を読まないから忙しくなっているのではないか？」
「掛け合わせで仕事を勧められないか」を常に考える
- 日常的に行っている一つの行動や動作を掛け合わせて二つ以上の効果を狙う
- 通勤の電車では読書の時間とする
- さらに座るのではなく、立ったまま読むことでちょっとした運動の時間になる
トヨタの時短ワード⑤「時間は動作の陰である」
- 動作が悪ければ時間が長くなってしまい、動作がよければ時間を短くすることができる
- 歩くことに関しては「スピード」や「ルート」を意識する
例：エレベータに乗るとき
ドアが開きっぱなしの時間がムダ
乗り込んだら「閉」ボタンを押し、ドアが閉まる間に行き先の階ボタンを押す
目に見えないどんな時にも気を配れ
社内メール
- 「お疲れ様です」は要らない
- 役職名を入れる必要はない
睡眠
- 忙しいからといって睡眠時間を削るとパフォーマンスが下がる
- 「寝る時間を確保しないから忙しくなる」と考える
食事
- 現代は飽食の時代、「何を食べるのか」よりも「何を口に入れないか」を考えるべき
体調管理
- 「体調を整える」ということは仕事の一つ
- 「スポーツ選手」は試合以外でも次の試合の為に体調を整える
- 「仕事をして結果を残し、報酬をいただく」という意味では、「スポーツ選手」も「ビジネスパーソン」も意味は変わらない
誰でもマネできるトヨタの現場の時短術
トヨタで学んだ「書類を捨てる技術」
モノを探すな、モノを取れ
- 私たちは年間平均で150時間物を探すことに使っている
- 探しものにかかる時間を「減らす」のではなく、完全にゼロをして「モノが必要になったなったら一瞬で取り出せるようにせよ」
- デスクまわりが書類で山積みなら、まず「捨てる」ことから始める
捨てる基準
- 「モノを捨てられない」人は、「捨てる捨てない」を判断するための基準を持っていない
- だから「いつか使うかもしれないから」と不安になり捨てることができない
捨てるルール
- 机の脇や足元に小さなダンボールを置いて「一時保管場所」を決める
- 毎週月曜日の朝に一時保管場所をチェックして、一度も使っていないものは捨てるというルールを作る
必要なものはとにかく「わかりやすく」収納する
物を整理するというのわかりやすくこと
- わかりやすい状態というのは、何をどこにあるのかがすぐわかり、すぐに取り出せる状態にあること
- 身の回りを整理することで「迷い」が減り、頭の中も整理されていく
書類
- 書類は立てて保管する
- 平積みだと場所が分かっていたとしても取り出しにくい、また下の方の書類が何なのかがわからなくなる
名刺
- スキャンしデータ化する
- 名刺管理ツールを使う
パソコン内のファイル
- ルールを設けてファイルの管理を統一する
《よくあるダメな例》
・どこに保存したのかな分からなくなった
・タイトルを忘れてしまって検索ができない
・デスクトップがアイコンで埋め尽くされていて何がどこにあるのかわからない
仕事に「完璧主義」は必要ない
準備の次に行動するのではなくてまず行動する
《例えば》
上司から資料を作って欲しいと言われたら、多少の誤字脱字などは気にせずスピードを優先して形する
そして上司に見せてフィードバックをもらいながら最終的に完成に近づけていく
たとえ全体像が明確でなかったとしても準備7割くらいでスタートする
- そもそも全体像なんてものは動かなければわからない
- だったら軌道修正しながら進んだほうが結果的に早い
打ち合わせは立ったまましろ
自らの必死の場所に置け
- 長時間立っているのは誰でも辛い
- だからこそ無駄な話が減って早く終わらせるとして議論を活発になる
- 全員が集中して短時間で結論を出そうとするようになって生産性の高い会議になる
会議では代案がないから反対するな
誰かの意見に反対するだけなら小学生でもできる
- 意見に反対するのであれば、「それよりもこっちの方が」と必ず代案を出すべき
- 反対意見ばかりで会議にブレーキをかけてはいけない
- 会議の目的は問題に対する解決策を見つけたりみんなで考えることで、新しいアイデアを見出したりすること、そのためには「反対」ではなく、アイデアともいうべき「解決策」を示さなければならない
「いい会議」のポイント「発散→収束」
- 質よりも量にこだわって意見を出す（発散）
- あつまったアイデアを取捨選択しながら合意形成をする（収束）
日常の過ごし方と考え方に「刺激」をもらえました。
効率は考えて行動をしていたつもりでしたが、「目的」や「疑問」をもたず、ただ過ごしていた気がします。
この本を読まなければずっと疑問にも思わず、成果につながらない仕事をしていたかもしれない。
目的を持たずに続けていたかもしれない。
そう考えると今ココでこの本に出会えたことに感謝したいです。
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